Aunque los términos "factura" y "recibo" a veces se usan indistintamente, son documentos diferentes con propósitos distintos. Conocer la diferencia es crucial para mantener registros precisos y cumplir con los requisitos fiscales.
Factura
Una factura es una solicitud de pago enviada antes de recibir el dinero.
Características:
- • Se envía ANTES del pago
- • Solicita el pago por bienes/servicios
- • Incluye fecha de vencimiento
- • Detalla lo que se debe
- • Tiene número único de factura
- • Incluye términos de pago
Recibo
Un recibo es una confirmación de pago emitida después de recibir el dinero.
Características:
- • Se emite DESPUÉS del pago
- • Confirma el pago recibido
- • Incluye fecha de pago
- • Prueba de transacción completada
- • Tiene número de recibo
- • Muestra método de pago usado
Cuándo Usar Cada Documento
Usa una Factura cuando:
- Necesitas solicitar el pago por trabajo completado
- Ofreces términos de pago (Net 30, Net 60, etc.)
- Necesitas documentar qué servicios o productos proporcionaste
- Trabajas B2B (negocio a negocio)
Usa un Recibo cuando:
- El cliente ya pagó
- Necesitas proporcionar prueba de pago
- La transacción fue inmediata (punto de venta)
- El cliente necesita documentación para sus registros
Por Qué Importa la Diferencia
Contabilidad Precisa
Facturas representan cuentas por cobrar; recibos confirman ingresos recibidos.
Cumplimiento Fiscal
Los documentos correctos son esenciales para declaraciones de impuestos.
Resolución de Disputas
Documentación clara previene malentendidos con clientes.
Flujo de Caja
Seguimiento preciso de pagos pendientes vs completados.