Pflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG: die Checkliste
Name, Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungsdatum, Steuersatz: Was nach § 14 UStG auf jede Rechnung gehört.
Fehlen Pflichtangaben, kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verlieren oder die Rechnung zurückweisen. Hier die wichtigsten Angaben, die in Deutschland nach § 14 Abs. 4 UStG auf einer Rechnung stehen müssen. Prüfen Sie die Details immer für Ihren Einzelfall bei Ihrem Finanzamt oder Steuerberater.
Die Pflichtangaben im Überblick
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird.
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum oder Leistungszeitraum).
- Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen, z. B. Rabatte.
- Den anzuwendenden Steuersatz und den darauf entfallenden Steuerbetrag – oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Kleinbetragsrechnung
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, genügen vereinfachte Angaben: u. a. Name und Anschrift des Unternehmers, Ausstellungsdatum, Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag sowie der Steuersatz.
Kleinunternehmer
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, dass aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer berechnet wird. Die Umsatzgrenzen wurden zum 1. Januar 2025 geändert; prüfen Sie die aktuellen Werte beim Finanzamt.
Zahlungsbedingungen
Zahlungsziel und Bankverbindung sind keine Pflichtangaben nach § 14 UStG, aber in der Praxis unverzichtbar. Nennen Sie ein konkretes Datum, an dem die Zahlung eingehen soll.
E-Rechnung: was sich ändert
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen wird bis 2028 schrittweise eingeführt, abhängig vom Umsatz. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF zählt nicht als E-Rechnung im Sinn der Neuregelung, und InvoiceGen erzeugt diese Formate nicht. Informieren Sie sich beim Bundesfinanzministerium oder Ihrem Steuerberater, was für Sie gilt.
Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln unterscheiden sich je nach Land und ändern sich im Lauf der Zeit; klären Sie Details mit Ihrem Finanzamt oder einem Steuerberater.