Rechnung erstellen: kostenlos als PDF in 5 Schritten
In fünf Schritten zur professionellen PDF-Rechnung – ohne Software und ohne Anmeldung, plus die Fehler, die Zahlungen verzögern.
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist ein Buchungsbeleg und ein steuerlich relevantes Dokument. Wer sie sauber erstellt, wird schneller bezahlt und erspart sich Rückfragen. Dafür brauchen Sie keine teure Software. Mit einem Online-Generator wie InvoiceGen entsteht in etwa zwei Minuten ein PDF – ganz ohne Konto.
In 5 Schritten zur Rechnung
- Vorlage wählen. Nehmen Sie ein klares Layout, das zu Ihrer Branche passt. Schlichte Vorlagen eignen sich für fast jede Tätigkeit.
- Absender und Empfänger eintragen. Name und Anschrift Ihres Unternehmens, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. sowie Name und Anschrift des Kunden. Ein Logo können Sie hochladen.
- Rechnungsnummer und Datum vergeben. Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein (z. B. 2026-001). Tragen Sie Rechnungsdatum und Zahlungsziel ein.
- Positionen auflisten. Pro Leistung oder Produkt eine Zeile mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Steuersatz und Rabatt tragen Sie in Prozent ein; die Summen werden automatisch berechnet.
- PDF herunterladen und versenden. Hängen Sie die Datei an eine kurze, höfliche E-Mail und nennen Sie Zahlungsziel und Bankverbindung.
Häufige Fehler
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern.
- Kein Leistungsdatum oder kein Leistungszeitraum angegeben.
- Zu vage Leistungsbeschreibungen wie „Dienstleistungen“.
- Fehlende Bankverbindung: IBAN und BIC gehören direkt auf die Rechnung.
- Zu spät gesendet. Stellen Sie die Rechnung zeitnah nach Abschluss der Leistung aus.
Pflichtangaben nicht vergessen
Welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen, regelt in Deutschland vor allem § 14 UStG. Wir haben die Liste in einem eigenen Ratgeber zu den Pflichtangaben zusammengefasst.
Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln unterscheiden sich je nach Land und ändern sich im Lauf der Zeit; klären Sie Details mit Ihrem Finanzamt oder einem Steuerberater.