Fatura, recibo e nota fiscal: qual é a diferença?

Fatura, recibo e nota fiscal são documentos diferentes, com funções diferentes. Confundi-los é comum e pode causar problemas com clientes e com o fisco. Veja o que cada um significa.

Fatura: o documento de cobrança

A fatura descreve o que foi vendido ou prestado, os valores, a data de vencimento e a forma de pagamento. Ela é enviada antes do pagamento e serve para o cliente saber quanto deve pagar e até quando. Em si, a fatura comercial não tem valor fiscal.

Recibo: a comprovação do pagamento

O recibo é emitido depois que o pagamento foi feito. Ele confirma que o valor foi recebido, indicando quem pagou, quem recebeu, o valor, a data e o motivo do pagamento. É uma prova útil para os dois lados, mas também não substitui a nota fiscal.

Nota fiscal: o documento fiscal

A nota fiscal (NF-e para mercadorias, NFS-e para serviços, entre outras) registra oficialmente a operação perante o fisco. Ela é emitida em sistemas oficiais da prefeitura, do estado ou da Receita Federal, e a obrigatoriedade depende do tipo de atividade, do regime tributário e do cliente.

Resumo rápido

• Fatura: cobra o cliente, é enviada antes do pagamento.
• Recibo: comprova que o pagamento foi feito, é emitido depois.
• Nota fiscal: registra a operação para fins fiscais, é emitida em sistema oficial.

E o MEI e o autônomo?

As regras mudam conforme o regime. De forma geral, o MEI é dispensado de emitir nota fiscal em vendas e serviços para pessoas físicas, mas precisa emiti-la quando o cliente é pessoa jurídica. Autônomos e empresas de outros regimes têm obrigações próprias, que variam por município e atividade. Confirme sempre com um contador antes de decidir qual documento usar.